Existen nueve principios que proporcionan la pauta para establecer una organización racional, los cuales se encuentran íntimamente relacionados entre sí y estos son:
1.- Del objetivo. Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. Es decir, la existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos. Este principio a primera vista parece obvio, sin embargo la realidad muestra que muchas veces se crean puestos con la consciente implicación de costos y esfuerzos inútiles, que en nada contribuyen a lograr los objetivos, sino que, al contrario, solo ocasionan gastos innecesarios. No hay que confundir a los sistemas organizacionales con los sistemas burocráticos o de papeleo excesivo; al organizar, es necesario tener presente que la finalidad primordial de la organización es promover la eficiencia, simplificar el trabajo y no complicarlo.
2.- Especialización. Este principio fue establecido por Adam Smith hace mas de 200 años; afirma que “el trabajo de una persona debe limitarse -hasta donde sea posible- a la ejecución de una sola actividad”. El trabajo se realizara mas fácilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas. Mientras mas especifico y menor sea el campo de acción de un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.
3.-Jerarquía. Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la continuación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el mas alto ejecutivo hasta el nivel mas bajo. Este principio establece que la organización es una jerarquía.
4.-Paridad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesaria para cumplir dicha responsabilidad. No tiene objeto hacer responsable a una persona por determinado trabajo si no se le otorga la autoridad necesaria para poder realizarlo. De la misma manera que resulta absurdo conceder autoridad para realizar una función, a un empleado, si no se le hace responsable por los resultados.
5.- Unidad de mando. Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a mas de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba ordenes de dos o mas jefes solo ocasionara fugas de responsabilidad, confusión e ineficiencia.
6.-Difusión. Para maximizar las ventajas de la organización, las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, preferentemente por escrito, a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tenga relación con las mismas. Por otra parte, la descripción de labores no debe hacerse con demasiado detalle.
7.- Amplitud o tramo de control. Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que este pueda realizar todas sus funciones eficientemente. Lyndall Urwick dice "un gerente no debe ejercer autoridad directa a mas de cinco o seis subordinados, a fin de asegurar que no esté sobrecargado, y que esté en la posibilidad de atender otras funciones mas importantes inherentes a su cargo".
8.- De la coordinación. Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio. Un ejemplo de esto puede ser que de nada servirá contar con departamentos de mercadotecnia y finanzas muy eficientes si la transportación es tan mala que la compañía difícilmente desplaza sus mercancías. En otras palabras, el administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones de la empresa, ya que cualquier fuente de deficiencia puede ocasionar serios problemas; la empresa es un sistema que para funcionar con eficiencia, necesita que todas sus partes, a su vez, funcionen correctamente.
9.- Continuidad. Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente. La organización que es apropiada para la empresa en un momento dado, puede no serlo posteriormente; por lo mismo, alguien debe tener asignada la responsabilidad de observar la estructura organizacional y sugerir los ajustes y modificaciones necesarios.
La estructura organizacional debe propiciar la armonía y la adecuada sincronización de los recursos que integran la empresa para cumplir con los objetivos generales. Todas las funciones deben apoyarse completamente y combinarse a fin de lograr un objetivo común; en esta forma, la organización funcionara como un sistema armónico en el que todas sus partes actuaran oportuna y eficazmente, sin ningún contratiempo ya alejadas de cualquier antagonismo.
