Ya se comento en otro post el concepto y el porqué de las inversiones en valores, ahora se identificara el objetivo que deberá perseguirse al establecer una revisión periódica de este rubro del Balance General.
El hacer una revisión de las Inversiones en valores no debe ser exclusivo de quien es el responsable de realizarlas.
Se ha dado en muchas ocasiones que el responsable de realizar estas operaciones, una vez terminado el tramite correspondiente, guarda -en un lugar seguro que solo él sabe- la papelería que ampara el movimiento sin avisar al departamento contable. De ahí que al momento de revisar los comprobantes que amparan el movimiento registrado en contabilidad nos encontramos con que es el que dio origen al mismo y que venció desde principios del ejercicio, es decir, las renovaciones de dicha inversión no fueron registradas, ocasionando con esto que el registro no sea el actual y consecuentemente se haya dejado de contabilizar los intereses ganados, las comisiones pagadas y los vencimientos correspondientes.
Por ello, la revisión periódica de este rubro es de vital importancia para reflejar en el balance la realidad actual y no una que dejo de existir tiempo atrás, pues aun y cuando el importe de la inversión sea el mismo desde su inicio, su disponibilidad siempre será diferente.
Los puntos que se deberán revisar para mantener un correcto registro de las inversiones en valores deberán ser los siguientes:
- Existencia física. Verificar la existencia real de los títulos que amparen la inversión.
- Valuación correcta. Verificar que el costo asignado corresponda al realmente pagado o, en su caso, al valor de mercado en la fecha de la revisión.
- Registro de rendimientos. Verificar que los intereses o dividendos estén reflejados en las cuentas de resultados y que correspondan justamente a los estipulados en los títulos o en el contrato correspondiente.
- Intención de la inversión. Definir si la inversión es temporal o permanente, para verificar su correcta presentación en los estados financieros.
- Cobro de rendimientos. Debe existir un procedimiento que garantice el cobro oportuno de los rendimientos. En el caso de valores amortizados debe existir un procedimiento de canje inmediato para evitar la improductividad.
- Personal autorizado. Las inversiones deberán hacerse por personal debidamente autorizado para ello. Esta designación debe hacerla el consejo de administración o la dirección general.
- Registro de la inversión. Deben existir auxiliares adecuados que permitan identificar claramente los valores (institución emisora, clase, serie, valor nominal, importe, etc.)
Por ultimo, se recomienda mantener un procedimiento de control interno que de la tranquilidad y certeza de que lo que esta registrado en la contabilidad es lo mas reciente y apegado a la realidad. Para ello bien se pueden aplicar los mismos controles definidos para caja y bancos respecto de la custodia, separación de labores, fianzas y arqueos periódicos.
