Todos los gastos que se originan en la operación de una empresa se pueden registrar en su contabilidad, sin importar si estos son deducibles o no, claro, no se emocionen, esto es solo para efectos financieros y de control.
Pero para efectos fiscales, la situación cambia, y mucho. Esto se debe a que para la autoridad fiscal solo las erogaciones que se identifiquen y sean necesarios para la actividad del contribuyente serán las que podrán deducir para la determinación del resultado para efectos fiscales.
Lo anterior es de acuerdo al Art. 31 primer párrafo donde define que para que resulte procedente una deducción, ésta debe ser estrictamente indispensable para los fines de la actividad del contribuyente.
Ahora bien, para determinar si una deducción es estrictamente indispensable o no, debe atenderse a la naturaleza de la operación que le dio origen, es decir, que lo que motivó el gasto sea algo directamente vinculado con el objeto social de la empresa, el cual se encuentra definido en el acta constitutiva de la misma y se definió ante la autoridad al momento del registro publico.
Por tanto, el hecho de que en la contabilidad de una empresa se registren gastos que en realidad no son estrictamente indispensables -aunque estos se incluyan en cuentas que agrupan gastos que si lo son- la autoridad, en alguna revisión, podría identificarlos y hacer la reclasificación correspondiente considerandolos como no deducibles para la determinación del resultado para efectos fiscales.
Es muy común en la práctica que algunos empresarios indiquen a sus contadores que registren gastos personales -que no son indispensables- en la contabilidad de su empresa y estos, en un afán de quedar bien con el patrón, lo hagan en cuentas que son consideradas como deducibles y que por su volumen de registros son dificiles de revisar.
En resumen, a falta de una definición legal y con el único interés de centrar criterios los gastos estrictamente indispensables se podrían definir como aquellos que -para la autoridad fiscal- son necesarios realizar para la consecución del objeto social de la empresa definido, este ultimo, ante la misma autoridad en el momento de su registro.
A final de cuentas, la aplicaron de este concepto se deja al sentido común y ética de cada contador.
