Las cuentas de orden son aquellas en las que se registran movimiento de valores que no afectan o modifican los estados financieros, pero es necesario su registro para consignar y controlar sus derechos o responsabilidades y establecer un recordatorio en forma contable.
Es decir, las cuentas de orden, son aquellas que en fondo y forma actúan como “memorias”, para registrar hechos o circunstancias que no afectan las cuentas de balance o resultados pero que es conveniente conocer por sus posibles efectos futuros.
A diferencia de las cuentas de balance normales donde se registran valores reales, en la cuentas de orden lo que se registra, por lo general, son contingencias a favor o a cargo, según corresponda.
Entre las operaciones más comunes que se acostumbra registrar bajo este rubro están las siguientes:
- Valores recibidos en guarda.
- Valores recibidos en prenda o garantía.
- Ejecución de mandato como la comisión de compra o venta en general por cuenta ajena.
- Avales.
- Depreciación fiscal.
- Otorgamiento de fianzas.
- Otorgamiento de garantías.
- Obligaciones por descuento de documentos.
- Toda clase de contratos que se celebren.
En cuanto a los Principios de Contabilidad bien se podría decir que se aplica indirectamente el criterio prudencial, ya que, generalmente, en las cuentas de orden se registran conceptos que pueden -o no- ser gastos en el futuro.
