Las relaciones Compras-proveedor debe ser considerada como una seria oportunidad para disminuir los costos inherentes al producto. Si se descuidan y se dejan al arbitrio del comprador, los beneficios de esta relación podrían ir a parar al bolsillo de esta persona. De ahí la importancia de establecer políticas que regulen estas operaciones, pero mas importante sería definir los principios éticos y convencionales que se deberán aplicar en estas relaciones para que los beneficios se reflejen -al final- en el cliente.
Una vez efectuado lo anterior se procedería a determinar las bases sobre las que se manejarían las relaciones entre comprador-proveedor, y para ello, el Doctor Kaoru Ishikawa recomienda el establecimiento del siguiente decálogo de principios:
Principio # 1.- Tanto el comprador como el proveedor son totalmente responsables por la aplicación del control de calidad con recíproca comprensión y cooperación entre sus sistemas de control de calidad.
Principio # 2.- El comprador-proveedor deben ser independientes uno del otro y respetar esta independencia, recíprocamente.
Principio # 3.- El comprador tiene la responsabilidad de suministrarle al proveedor información clara y adecuada sobre lo que se requiere, de modo que el proveedor sepa con toda precisión qué es lo que se debe fabricar.
Principio # 4.- Antes de entrar en transacciones de negocios, el comprador y el proveedor deben celebrar un contrato racional en cuanto a calidad, cantidad, precio, condiciones de entrega y forma de pago.
Principio # 5.- El proveedor tiene la responsabilidad de garantizar una calidad que sea satisfactoria para el comprador, y también tiene la obligación de presentar datos necesarios y actualizados a solicitud del comprador.
Principio # 6.- El comprador y el proveedor deben acordar previamente un método de evaluación de diversos artículos que sea aceptable y satisfactorio para ambas partes.
Principio # 7.- El comprador y el proveedor deben incluir en su contrato, sistemas y procedimientos que les permitan solucionar amistosamente las posibles discrepancias cuando surja algún problema.
Principio # 8.- El comprador y el proveedor, teniendo en cuenta el punto de vista de la otra parte, deben intercambiar la información necesaria para ejecutar un mejor control de calidad.
Principio # 9.- El comprador y el proveedor deben siempre controlar eficientemente las actividades comerciales tales como pedidos, planeación de la producción y de los inventarios, trabajos de oficina y sistemas, de manera que sus relaciones se mantengan sobre una base amistosa y satisfactoria.
Principio # 10.- El comprador y el proveedor en el desarrollo de sus transacciones comerciales, deben prestar siempre la debida atención a los intereses del consumidor.
Como se puede apreciar de lo antes expuesto, para el mejor funcionamiento de la operación de compras, es preciso que exista una estrecha y adecuada coordinación entre la entidad y sus proveedores, compartiendo objetivos y estrategias para mejorar la calidad de los artículos.
De acuerdo con lo anterior, el proveedor constituiría de hecho una extensión mas de la entidad, con lo que la misma podría reducir su nivel de existencias -y los costos inherentes a su adquisición- y almacenamiento al mínimo indispensable, para satisfacer con la oportunidad y calidad requeridas las necesidades de sus clientes.
