La definición de este concepto revela su importancia: Acción de arquear (medir). Reconocimiento de los caudales que existen en la caja.
Es el principal procedimiento a seguir para el examen de los efectivos, consistente en efectuar un recuento físico de los mismos.
En otro post se explico el Control interno del efectivo en caja , ahora se comentara sobre las recomendaciones que deben tomarse en cuenta cuando se vaya a llevar a cabo el arqueo de dichos fondos, las cuales bien podrían ser las siguientes:
a) Cuando existen varios fondos u otra clase de valores de fácil realización es conveniente establecer un control simultaneo de todos ellos, bien arqueandolos al mismo tiempo o sucesivamente suspendiendo las actividades de los que se vayan revisando.
b) En todos los casos debe solicitarse la presencia de un funcionario que ratifique la actuación del auditor y atienda las aclaraciones a las dudas que surjan durante el arqueo.
c) Debe conocerse el importe a arquear que muestran los registros para compararlo contra lo contado y, de esa manera, poder pedir aclaraciones en el momento mismo del arqueo, cuando sean necesarias.
d) Al concluir el arqueo debe exigirse la firma del responsable del fondo para que quede constancia de que la realización del mismo, así como que la cantidad contada le fue devuelta a su entera conformidad al responsable respectivo.
Normalmente los fondos incluyen vales, recibos, facturas y otros comprobantes de erogaciones realizadas pendientes de reembolsar y que -por lo mismo- se consideran parte del fondo.
En estos casos, el que practica el arqueo deberá considerar lo siguiente:
- Deberá cerciorarse de la autenticidad de los comprobantes.
- Deberán ser de fecha reciente.
- Deberán estar debidamente autorizados para su pago.
- Deberán ser por importes razonables al fondo.
- Deberán ser aquellos para los que el fondo se haya creado.
En estricta teoría, un fondo de efectivo solo debe estar constituido por dinero, por ello se debe vigilar que todos estos comprobantes queden debidamente reembolsados a la brevedad posible. Cuando al cierre del ejercicio -por circunstancias que lo ameriten- no es factible el reembolso, deberá proponerse un asiento para mostrar como efectivo en caja solo lo que sea realmente efectivo.
En caso de que en el arqueo se determine diferencia entre lo contado físicamente y el saldo según registros contables, esta debe hacerse del conocimiento del responsable del área y en conjunto proceder a su solución. La importancia de la diferencia es determinante en la actitud que se debe asumir y cuando así lo amerite deberá informarse a la dirección general.
