El tener reglas de control interno para manejar el efectivo de la empresa es fundamental. Los principales aspectos del control interno relativos al manejo de los efectivos, cuyo cumplimiento deben vigilarse, son:
- Separación de labores. Deben ser personas diferentes las que manejen efectivo, expidan cheques, operen auxiliares y registros y efectúen conciliaciones.
- Fianzas. El personal que maneja los fondos y las cuentas bancarias deben estar afianzados para garantizar posibles desfalcos por malos manejos.
- Fondos Fijos. Debe estar establecido -dependiendo del tamaño de la empresa- por lo menos un fondo fijo (caja chica) donde se realizaran todos los pagos menores a una cantidad previamente definida.
- Firmas mancomunadas. Para el caso de las cuentas bancarias los cheques deberán expedirse siempre con dos firmas, definiendo -así se sugiere- una que invariablemente deberá ir.
- Firmas autorizadas. Se deberá contar con un registro de firmas autorizadas para firmar cheques, así como la forma en que podrán ir mancomunadamente.
- Limites de pago. Debe existir limite de pago para cada una de las firmas autorizadas.
- Depósitos diarios. Las cobranzas y otros ingresos deberán depositarse al día siguiente o a mas tardar al siguiente día hábil.
- Arqueos periódicos. Una forma de mantener el control del fondo fijo es practicando periódicamente -y por sorpresa- arqueo de los mismos.
- Conciliaciones bancarias. Las cuentas bancarias deberán conciliarse -invariablemente- cada mes y mantener debidamente depuradas las partidas en conciliación.
Una forma de detectar procedimientos indebidos en el manejo del dinero de la empresa es manteniendo un estricto control interno en este rubro. Una costumbre muy arraigada en las empresas es poner a una persona de "confianza" en el departamento de tesorería, pero si además se le ponen ciertos controles se evitarían tristes desenlaces.
