Todos los empresarios manejan tarjetas de crédito, algunos por parte de la compañía y otros en lo personal, aunque hay algunos que gustan de tener ambas.
También hay empresas que a sus ejecutivos de cierto nivel o algunos empleados que así lo ameriten, les entregan tarjetas de crédito para que realicen los gastos que sean indispensables para cumplir con su función para la compañía o hasta-como en el caso de algunos ejecutivos- concederles una prestación.
El otorgar una tarjeta de crédito a funcionarios o directivos o manejar algunos gastos o pagos por ese medio, podría ser una excelente forma de controlar ciertos gastos. Hay empresas que aprovechan el financiamiento sin cargo que ofrecen algunas tarjetas por algún convenio con los proveedores.
Lo anterior es una magnifica opción para los gastos de representación, gastos de viaje, compra de boletos de avión pagos a proveedores, compras, etc., pero esto siempre y cuando se determine una política de uso y procedimiento contable de las tarjetas.
A continuación se presenta un procedimiento para el uso, control y contabilización de las tarjetas de crédito empresariales.
1.- Tener en archivo el contrato con la empresa que otorga la tarjeta de crédito donde se mencione:
a) Fecha de corte.
b) Fecha de pago.
c) Envío o pasar a recoger Estados de Cuenta.
d) Clave para bajar por Internet los Estados de Cuenta.
e) Límites de Crédito de la tarjeta.
f) Procedimiento para en caso de extravío de la tarjeta.
2.- Definir a la persona responsable de llevar el control de las tarjetas de crédito empresarial.
3.- Flujo de la operación:
a) La persona que realiza el gasto o pago deberá recabar el comprobante correspondiente que reúna los requisitos fiscales o de forma para su aplicación contable.
b) Entregar, a la persona responsable del control, el comprobante del gasto o pago -a más tardar- al día siguiente de su realización. En caso de gastos de viaje al día siguiente de la terminación del viaje.
c) El responsable deberá verificar que los comprobantes de los gastos o pagos sean los autorizados y que estos reúnan los requisitos para su contabilización y/o correcta deducibilidad.
d) Se contabilizarán en una cuenta en Acreedores Diversos de la siguiente manera:
Acreedores Diversos
Acreedores Diversos-Tarjetas Empresariales
Acreedores Diversos-Tarjetas Empresariales-Tarjeta 1
Acreedores Diversos-Tarjetas Empresariales-Tarjeta 2
Estas cuentas serán de control para que, de todos los gastos que vengan en el estado de cuenta ya se tengan los comprobantes respectivos, y de no ser así, recavarlos con la persona correspondiente.
Otra ventaja de utilizar esta cuenta es que el comprobante que nos entreguen se puede contabilizar al gasto, independientemente si ya tenemos el estado de cuenta o no.
e) Cuando se reciba el comprobante por parte del titular de la tarjeta, se hará el siguiente asiento:
Cargo a: Gastos/Proveedores/Acreedores $
Credito a: Acreed. Div.-Tarj. Empres.- Tarjeta 1 $
f) Cuando se reciba el estado de cuenta, el asiento será el siguiente:
Cargo a Acreed. Div.-Tarj. Empres.- Tarjeta 1 $
Credito a: Acree.Div.-Tarjetas por pagar $
g) La cuenta Acereed.Div.-Tarj-Empres.-Tarjeta 1 deberá quedar en ceros al contabilizar el estado de cuenta, de no ser así será necesario investigar las partidas que marcan la diferencia y en caso de que sean pagos realizados se tendrá que recabar el comprobante correspondiente y si son cargos financieros hacer el registro contable que le corresponda.
Nota:
-La cuenta Acreed.Div.-Tarjetas por pagar se cargara cuando se pague la tarjeta con el correspondiente abono a la cuenta de Bancos.
