El Conteo Fisico de un Inventario:

Actualmente se utilizan varios procedimientos para determinar las cantidades físicas de un inventario, muchos de los cuales requieren la utilización de un equipo de trabajo debidamente organizado y coordinado para lograr los resultados esperados.

Un modo sencillo y práctico podría ser el siguiente:

-Tener limpio y ordenado el almacén.

-Identificar claramente las ubicaciones de los artículos a contar.

-Elaborar la papelería a utilizar en el conteo. Hoja con la relación de los artículos a contar, que contenga el código del artículo, su descripción, ubicación del mismo y firma de los participantes.

-Definir el personal a participar: Coordinador, equipo de primer conteo, equipo de segundo conteo, captura de datos y de seguimiento a diferencias.

-Definir un día inhábil para la toma del conteo.

Sistemas de Control de Inventarios

Los inventarios, esa parte fundamental de la empresa, sin los cuales la operación de la misma seria imposible, tienen la peculiaridad de que se pueden controlar por medio de dos sistemas y así mismo se pueden valuar de acuerdo a cuatro métodos existentes teniendo, para esto, como condición que tanto el sistema de control como el método de valuación seleccionado no deberán ser cambiados al antojo del usuario, pues de ser así implicaría hacer la observación en los estados financieros y determinar las variaciones resultantes originadas por el cambio realizado.

Los Sistemas de Control de Inventario son dos:

Inventario Periódico.

La base del sistema de inventario periódico es el conteo físico de las mercancías disponibles al final del periodo y del ejercicio.

Que es el Inventario Inicial

El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha de inicio del jercicio -o período- contable.

Esta cuenta se abre con el importe que se dá al valorar el inventario y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el periodo contable cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Perdidas directamente.

Los Metodos de Valuacion del Inventario se comentaran en otro post mas a detalle.

Las Compras

En la cuenta Compras se deben registrar todas las mercancías adquiridas durante el periodo -o ejercicio- contable que se destinaran para la venta.

Solamente se debera registrar en este rubro los importes consignados en la factura del proveedor sin incluir lo que se considerarían como gastos relacionados con la compra.

El registro en esta cuenta solo se deberá realizar hasta que se cuente con los comprobantes correspondientes, de no ser asi, se debera utilizar la cuenta de Mercancia en Transito.

Las Devoluciones sobre Compras

Las Devoluciones sobre Compras son todos aquellos envios que se le hacen al proveedor de mercancia que previamente se le habia comprado, aun y cuando el pago de la misma no se haya realizado.

El objeto de la devolucion puede ser variado, ya sea por defectos en el producto o no corresponder a lo que se habia solicitado inicialmente.

Esta cuenta vendria a ser complementaria de la cuenta de Compras para determinar, junto con otras, las Compras Netas.

Los Gastos Sobre Compras

Cuando se adquiere inventario, el costo del producto consignado en la factura del proveedor se registrará en la cuenta de compras, pero todos los gastos ocasionados y relacionados con esta compra se deberan registrar en una cuenta en especifico para su facil identificacion.

Esta cuenta se llama Gastos Sobre Compras y forma parte del Costo de Ventas, aqui se registraran gastos que se incurran en el traslado de la mercancia a los almacenes, como serian, entre otros, el flete, maniobras, cuotas, etc..

Su saldo se cancelara al final del ejercicio -o periodo- contra la cuenta de compras para determinar las compras netas.

Que son las Mercancías en Transito

Hay ocasiones, especialmente cuando la empresa realiza compras en el exterior, en que nos encontramos con que se han realizado desembolsos o adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por mercancías que la empresa compró pero que, por razones de distancia o cualquier otra circunstancia, aun no han sido recibidas en el almacén. Para contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar la cuenta: Mercancías en Tránsito.

Esta cuenta se cancelará cuando lleguen las mercancias a la empresa y se tenga todos los documentos correspondientes para poder registrarla en la contabilidad.

Que son las Mercancías en Consignacion

Las Mercancías en Consignación, son aquellas que fueron recibidas de un proveedor para su venta pero sin efectuar la operacion de compra, la cual se realizara en el dado caso de que se realice alguna venta de esta mercancia.

Sobre las mercancias manejadas en este rubro no se tiene ningún derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no está en la obligación de considerarlas para efecto del costo de ventas.

Su coancelacion procederia por la devolucion al proveedor o por la ventas de los productos.