Una de las obligaciones mas importantes que tiene toda empresa es la de mantener sus libros sociales actualizados. Por desgracia, pocas son las que se preocupan por hacerlo y mantienen todas las actas archivadas individualmente -con peligro de extravío- sin pasarlas al libro que mantiene dicha información relevante en perfecto control y orden cronológico. Y es que -además- al hacerlo seria como ir escribiendo la historia de la misma empresa, desde su creación hasta su fin.
El mantener actualizados los libros sociales de la empresa es de gran ayuda para conocer los movimientos corporativos relevantes de una Sociedad. Desde su acta constitutiva o cualquier movimiento del capital social, hasta el ingreso o retiro de algún socio-accionista.
Los libros sociales son de tres tipos y esto es de acuerdo a lo que en ellos se registren:
- Libro de Actas de Asamblea. Este libro es el más importante de los tres ya que en él quedarán registrados los acuerdos celebrados desde la constitución de la misma así como cualquier otro movimiento relevante que afecte o sea importante para los interesados. Lo anterior es obligatorio de acuerdo al artículo 36 del Código de Comercio que se transcribe enseguida:“Artículo 36.- En el libro o los libros de actas se harán constar todos los acuerdos relativos a la marcha del negocio que tomen las asambleas o juntas de socios, y en su caso, los consejos de administración.”En este libro se suele registrar la aprobacion de los estados financieros al cierre de cada ejercicio, además de los acuerdos del consejo y la forma de administrar la sociedad (por consejo o administrador único)
Par darle mayor validez a las actas -ordinarias o extraordinarias- registrados en este libro es común que se protocolicen ante Notario o Fedatario Publico, el cual se encargara de tramitar el registro correspondiente en el Registro Público de la Propiedad y de Comercio que le corresponda.
- Libro de variaciones de capital social. En este libro se registrará el capital inicial al momento de constituir la sociedad. Posteriormente se deberá registrar cualquier movimiento que se realice en este rubro, ya sea aumento, disminución o variación en el mismo, procurando mantener actualizado este concepto para evitar confusiones o incongruencias de cualquier tipo. Su actualizacion se deriva de los acuerdos registrados en el libro de actas.
- Libro de acciones. También conocido como libro de socios-accionistas. Será aquí donde se registren todos y cada uno de los socios de la empresa con su debida participacion accionaria. Mantener actualizado este libro es de vital importancia ya que la Ley General de Sociedades Mercantiles indica que la Sociedad considerará como dueño de las acciones a quien aparezca inscrito como tal en este libro. Su actualizacion se deriva de los acuerdos registrados en el libro de actas.
No mantener actualizados estos libros suele ser una costumbre que debemos desterrar sin sufrir las consecuencias. Si bien puede tener un costo -por los gastos notariales y de registro- este nunca será comparable con los problemas ocasionados por la falta de su actualizacion.
