Antes de iniciar cualquier acción administrativa es imprescindible determinar los resultados que pretende obtener una empresa así como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que ésta funcione. Esto solo se puede lograr a través de la planeación.
Carecer de este fundamento implica, además de graves riesgos, desperdicios de esfuerzos y recursos, haciendo, con esto, que la administración se vuelva algo improvisado y se den -sin control- una serie de eventos fortuitos con consecuencias nada agradables..
Por estas razones es que la planeación precede a las demás etapas del proceso administrativo, ya que planear implica hacer la elección de las decisiones más adecuadas acerca de lo que se habrá de realizar en el futuro.
La planeación establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo. La eficiencia en la ejecución depende en gran parte de una adecuada planeación, y, los buenos resultados no se logran por sí mismos, es necesario planearlos con anterioridad.
Antes de emitir una definición de planeación se analizaran algunas emitidas por los autores mas reconocidos, con el fin de obtener los elementos comunes a dicho concepto:
Agustín Reyes Ponce: La planeación consiste en fijar el cuso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización.
Burt K. Scanlan: Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas, planes, procedimientos y cuenta con un método de retroalimentación de información para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias.
Ernest Dale: Determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y de los pasos necesarios para alcanzarlos a través de técnicas y procedimientos definidos.
George R. Terry: Planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados deseados.
José Antonio Fernández Arenas: La planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se esbozan planes y programas.
Jorge L. Oria: Función administrativa continua y dinámica de seleccionar entre diversas alternativas los objetivos, políticas, procedimientos y programas de una organización.
Joseph L. Massie: Método por medio del cual el administrador ve hacia el futuro y descubre los alternativos cursos de acción, a partir de los cuales establece los objetivos.
Leonard J. Kazmier: La planeación consiste en determinar los objetivos y formular políticas, procedimientos y métodos para lograrlos.
Robert Murdick y Joel Ross: Es el pensamiento que precede a la acción, comprende el desarrollo de las alternativas, y la relación entre ellas, como medida necesaria de acción para lograr un objetivo.
Robert N. Anthony: Planeación es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro. Generalmente el proceso de planeación consiste en considerar las diferentes alternativas en el curso de las acciones y decidir cual de ellas es la mejor.
Henry Sisk y Mario Sverdlik: Análisis de información relevante del presente y del pasado, y una ponderación de probables desarrollos futuros, de tal manera que pueda determinarse un curso de acción que posibilite a la organización lograr sus objetivos.
Analizando detenidamente estas definiciones se observa que todos los autores mencionados, consideran que el concepto de planeación comprende los siguientes elementos:
1.- Objetivo. El aspecto fundamental al planear es determinar los resultados deseados (recordar la pregunta ¿Qué es lo que se quiere?)
2.- Cursos alternos de acción. Al planear es necesario determinar caminos, formas de acción o estrategias para conseguir los objetivos.
3.- Elección. La planeación implica la determinación, el análisis y la selección de la decisión mas adecuada.
4.- Futuro. La planeación trata de preveer situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades a futuro.
Con los anteriores elementos es posible definir la planeación como:
La determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.
Elementos del concepto
