La Administración y las Tecnologias de Informacion

La información es hoy uno de los principales activos de las empresas y es por ello que las tecnologías de información cumplen un papel fundamental en las operaciones de cualquier organización en la actualidad.

Entre las diferentes Tecnologías de Información (TI) podríamos destacar las siguientes:

ERP (Enterprice Resourse Planning). Es un termino que se utiliza para nombra al amplio conjunto de actividades soportadas por aplicaciones multi-módulos que ayudan al administrador a manejar las partes mas importantes de su negocio, incluyendo la planeación del producto, compras, monitoreo de inventarios, relaciones con proveedores, servicio al cliente. Entre otros paquetes de ERP se encuentran el Banner y el SAP.

SCM (Supply Chain Management). Es la forma en que materiales, información y recursos financieros fluyen a través de un proceso desde el proveedor hasta el cliente final, pasando por el fabricante, el distribuidor y el detallista. Este término involucra la coordinación e integración de estos flujos tanto dentro como entre compañías. En ultima instancia, la meta del SCM es la reducción de inventarios o visto de otra manera seria la optimización de los inventarios.

CRM (Customer Relationship Management). Es un termino utilizado para nombrar metodologías, software y capacidad de Internet tendientes a ayudar a la gerencia en la administración de loas relaciones con clientes de una manera organizada. Ejemplo: La empresa podría crear bases de datos acerca de sus clientes de tal manera que puedan conocer sus necesidades y satisfacerlas con planes y ofertas, así como conocer sus patrones de compra, preferencia, etc., etc..

BI (Business Intelligence). Es una amplia categoría de aplicaciones y tecnologías utilizadas para recabar información, analizarla y dar acceso a bases de datos para ayudar a los administradores a tomar mejores decisiones.

KM (Knowledge Management). Es el nombre de un concepto en el cual la empresa, conciente y comprensivamente recava, organiza, comparte y analiza su conocimiento en términos de recursos, documentos y habilidades de su recurso humano.

CT (Collaborative Technologies). Es una serie de herramientas utilizadas para compartir y distribuir información, tomar decisiones a distancia y, en general, permitir que varias partes de una organización interactúen independientemente del tiempo y del espacio, por ejemplo: Lotus Notes.

Todas estas aplicaciones tienen como misión integrar todas las bases de datos de la empresa de tal forma que los procesos de planeación, de toma de decisiones –tanto operativa como estratégica- y de control administrativo se realicen sobre una misma fuente de información confiable, útil y actual, y que la forma de presentar tal información pueda adaptarse fácilmente a las necesidades de los usuarios.

Costos Historicos y Predeterminados

Otra clasificacion muy comun de los costos es sin duda aquella que se hace referencia al tiempo en que fueron calculados, con base en este criterio se puede decir que hay dos tipos de costos:

Costos Históricos: Son aquellos que se produjeron en determinado período; los costos de los productos vendidos o los costos de  los que se encuentran en proceso. Este analisis del costo es de gan ayuda para predecir el comportamiento de los costos predeterminados.

Costos Predeterminados: Son aquellos que se estiman tomando como base la estadistica; su aplicacion, por lo general, es para la elaboracion del presupuesto.

Costos Directos e Indirectos

Una de las varias clasificaciones de los costos es aquella que se basa en su identificación con una actividad, departamento o producto:

Costos Directos: Son los que se identifican plenamente con una actividad, departamento o producto. En este concepto se cuenta el sueldo correspondiente a la secretaria del director de ventas, que es un costro directo para el departamento de ventas, la materia prima es un costo directo para el producto, la mano de obra, etc..

Costos indirectos: Es el que no se puede identificar con una actividad determinada. Por ejemplo, la depreciación de la maquinaria o el sueldo del director de producción respecto al producto, la energía eléctrica, los gastos en servicios, entre otros.

Algunos costos son duales, es decir, con directos e indirectos al mismo tiempo. El sueldo de gerente de producción es directo para los costos de área de producción, pero indirecto para el producto.

Como se puede apreciar todo depende de la actividad que se esté analizando.

La Importancia de los Gerentes en las Organizaciones

Como sabemos que los gerentes importan en las organizaciones?

En un estudio de Gallup Organization basado en entrevistas don dos millones de 700 compañías, se encontró que la variable mas importante de la productividad y la lealtad no era el sueldo, las prestaciones ni el ambiente de trabajo sino la calidad de relación entre los empleados y sus superiores directos. Además se encontró que la manera en que una compañía maneje a su personal tiene influencia notoria en su desempeño financiero. En este informe se concluye que “no hay duda de que es benéfico manejar bien al personal”.

Y alguien fundamental para que esto sea factible -y de buena forma- es sin duda el Gerente.

El Gerente es alguien que trabaja con otras personas y a traves de ellas coordina sus actividades laborales para cumplir con las metas de la organización. Su trabajo no es de realizaciones personales sino ayudar a los demás a hacer su trabajo y conseguir logros.

Los Gerentes, de acuerdo a sus funciones, pueden clasificarse de la siguiente manera:

-De primera línea: Gerentes de nivel inferior de la organización que dirigen el trabajo de los empleados no administrativos que se ocupan –directa o indirectamente- de la producción o de laceración de los productos de la organización.

-Medios: Gerentes entre la primera línea y la dirección de la organización, su principal función es la de coordinar a los gerentes de primera línea.

-Directivos: Gerentes que se encuentran hacia el vértice de la organización y son los responsables de tomar las decisiones, así como determinar planes y metas que atañen a toda la organización.

No todas las organizaciones hacen su trabajo con esta forma piramidal tradicional. Hay algunas que son más flexibles y su configuración es menos rígida. Ahí el trabajo lo hacen equipos de empleados en cambio permanente que pasan de un proyecto a otro en la medida que surja la necesidad.

No esfacil decir quienes son los gerentes en estas organizaciones, pero sabemos que alguien tiene que cumplir esas funciones, es decir, hay alguien que trabaja con las personas y a través de ellas coordina el trabajo para conseguir las metas de la organización.

Downsizing y Outsourcing como Herramienta de Competitividad

El ambiente de negocios actual obliga a las empresas a tener una estructura flexible de tal manera que puedan adaptarse rápidamente a las demandas del mercado. Por ende, muchas compañías en la actualidad tienden a reducir al mínimo posible su tamaño, de tal manera que todos los recursos de la organización (financieros y humanos) sean enfocados a la creación de valor al cliente.

El Downsizing es una estrategia que consiste en reducir lo más posible -o incluso, eliminar por completo- aquellas áreas no estratégicas de la empresa. Como complemento de esta encontramos el outsourcing, estrategia que permite que la empresa se dedique exclusivamente a su área principal de competencia (o core competence) y deje que aquellas actividades que no están directamente relacionadas con el proceso de satisfacción al cliente, y por ende que no agregan valor a la compañía, sean realizadas por personal externo a la misma.

De esta forma con el uso del outsourcing actividades como contabilidad, sistemas de información y mantenimiento son eliminadas dentro de la organización para ser realizadas por un externo.

Entre las ventajas que se obtienen de la combinación de este par de estrategias bien podríamos encontrar las siguientes:

- Reducen costos.

- Optimizan la operación de las empresas.

- Permiten atacar con prontitud mercados nuevos.

- Evitan la dispersión de recursos.

- Permite explotar las potencialidades del negocio.

Novedades en materia de Comprobantes Fiscales

Con referencia a las reformas aprobadas por el H. Congreso de la Unión, en especial las realizadas a la Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA), mismas que incluyen el aumento, a partir del 1 de enero de 2010, de la tasa general de este impuesto de la actual de 15% a una de 16%, y el aumento de la tasa aplicable en región fronteriza, de la actual 10% a una de 11%; les informamos que los contribuyentes que cuenten al 1 de enero de 2010 con comprobantes fiscales en papel vigentes, en los cuáles se haya impreso una tasa de IVA que ya no este vigente, dichos comprobantes podrán seguir siendo utilizados, bastando para ello con testar la tasa que ya no este vigente y anotando a mano, o usando un sello, la tasa vigente y aplicable a la operación de que se trate.

Ahora, si usted adquiere algún bien o contrata un servicio ya no será necesario que proporcione copia de su cédula de identificación fiscal* a sus proveedores, y si es el vendedor o el prestador del servicio no será necesario que solicite dicha cédula a sus clientes para expedirles comprobantes.

Cuando solicite su comprobante únicamente proporcione los siguientes datos:

-Nombre completo

-Domicilio fiscal

-Clave del Registro Federal de Contribuyentes

*Desde el 29 de junio del 2006, se derogaron los párrafos cuarto y quinto del artículo 29 del Código Fiscal de la Federación, eliminándose la obligación de cerciorarse de que el nombre, denominación o razón social de las personas a quienes se expidan comprobantes fiscales, corresponda con el que se señala en la Cédula de Identificación Fiscal.

Regla II.2.4.5. de la Resolución Miscelánea Fiscal 2009

Para que un impresor autorizado haga sus comprobantes no es necesario que presente copia de los avisos al RFC. Únicamente presente los siguientes documentos:

-Cédula de Identificación Fiscal

-Solicitud firmada por el contribuyente o su representante legal

En el caso de contribuyentes que soliciten la impresión por primera vez:

-Copia de la identificación del contribuyente o de su representante legal.

-En caso de actuar a través de representante legal, copia del poder mediante el cual se le otorguen facultades de administración.

Facilidades

Los contribuyentes que cuenten con un solo local o establecimiento y que en sus comprobantes conste impreso su domicilio fiscal no están obligados a señalar el lugar de su expedición, pues se entenderá que el comprobante se expidió en dicho domicilio. Regla I.2.4.8 de la Resolución Miscelánea Fiscal 2009.

El Target Costing

Esta herramienta se presenta como una de las que recientemente han tomado mayor relevancia en las empresas en su proceso de costeo.

De acuerdo con el target costing, el precio de un producto o servicio se ve cada vez mas influenciado por el mercado y es, por ende, menos susceptible a cambios por parte de la administración.

Por ello, la compañía debe analizar cual es el precio máximo que el mercado estaría dispuesto a pagar por un producto o servicio, y en función de este determinar cual será el costo que dicho producto deberá tener (costo meta) considerando una utilidad deseada.

Esta herramienta se complementa con los sistemas de costeo estandar y el costo basado en actividades, pues mas que una mecánica de calculo, es una filosofía de costeo que busca un costo mas acorde a una nueva economía de mercado e, indirectamente, promover la mejora continua y la creatividad para lograr alcanzar los costos meta de la compañía.

Los Asientos de Ajuste

Al finalizar un ejercicio contable, los saldos de muchas cuentas del libro mayor pueden incluirse sin cambios en los estados financieros.

Por ejemplo el saldo de la cuenta de efectivo, casi siempre es la cantidad que se incluye en el balance general. Sin embargo hay otras cuentas que necesitan de la ejecución de asientos de ajuste.

Se denomina asientos de ajuste a los asientos en el libro diario con que se actualizan las cuentas al final del ejercicio contable. Todos los asientos de ajuste afectan, cuando menos, a una cuenta del estado de resultados y una del balance general.

Así, un asiento de ajuste siempre se aplica a una cuenta de ingresos o a una de gastos, además de una de activo o pasivo.

¿Existe un método sencillo para saber cuando se necesita un asiento de ajuste?

Si, son cuatro los tipos básicos de partidas que requieren asientos de ajuste.

Los primeros dos son las partidas diferidas. Estos se generan al registrar una transacción de manera tal que se posterga o difiere el reconocimiento de un gasto o ingreso

Los otros dos tipos de partidas que requieren asientos de ajuste son las acumulaciones que se generan con un gasto no registrado en que se ha incurrido o un intereso no registrado que se ha devengado.

Estos asientos bien se pueden efectuar al cierre de cada período contable o al cierre del ejercicio.