Para el sistema de inventario perpetuo, en el libro mayor general se lleva una cuenta de inventario de mercancía. Durante el periodo contable esta cuenta muestra las mercancías disponibles para su venta en cualquier momento. Sin embargo las empresas mercantiles pueden experimentar perdidas de inventario debido a:
- Robos de clientes, empleados o delincuentes.
- Errores cometidos en el registro o conteo del inventario.
- Caso Fortuito.
En tal consecuencia el inventario físico tomado al final del periodo contable puede diferir de la cantidad que aparece en los registros de inventario.
Por lo regular, la cantidad de mercancías disponibles para la venta, según indica el saldo de la cuenta de inventario de mercancías, es mayor al total de mercancías contadas durante el inventario físico.
A la diferencia entre el conteo físico y el registro contable se le llama, cuando es negativa, merma de inventario o déficit de inventario.
El registro de la merma deberá ser cargando al costo de ventas con crédito a la cuenta de inventario de mercancías.
Una vez hecho este asiento los registros contables y el inventario físico coincidirán.
Como ningún sistema o procedimiento de resguardo puede eliminar totalmente la merma de inventario, se suele considerar como un costo normal de las operaciones.
Si su monto es anormalmente grande, puede presentarse por separado en el estado de resultados. En estos casos la merma se registraría en una cuenta independiente como perdida por merma de inventario de mercancía.
