Existen, en nuestro medio, diversidad de giros o de tipos de empresas que, por ende, tienen características muy específicas. Esto hace casi imposible enumerar las situaciones o eventos que requieren para su control e información por medio de las cuentas de orden.
A continuación se mencionan algunas de las cuentas de orden más comunes:
Depósitos en prenda o en garantía.
Cuando una entidad efectúa ventas a crédito, puede darse la situación de exigir al cliente la entrega -física o administrativa- de algún bien que garantice, en caso de falta de pago, el crédito otorgado. Esta situación da lugar al uso de cuentas de orden para el control de estos bienes entregados en garantía de la operación
Mercancia en consignación.
Dentro de nuestro medio son comunes las operaciones consistentes en recibir de otra entidad mercancías en consignación para ser vendidas posteriormente. Como la operación en si se realiza hasta que la venta se realice, es muy común que, mientras esto no suceda, se mantenga un control de estas mercancías por medio de las cuentas de orden. En estas operaciones quien remite las mercancías es el comitente y el que las recibe -para su venta- se le llama consignatario.
Documentos descontados y endosados.
El otorgar crédito es una práctica común en las operaciones comerciales. Este crédito en frecuentes ocasiones se hace constar en documentos como letras o pagarés, los cuales se controlan a través de la cuenta de documentos por cobrar.
De igual manera, las entidades también requieren de financiamiento por diversos motivos. Y una forma de conseguirlo es transferir a una institución bancaria los derechos sobre el cobro de sus documentos con vencimiento en fechas posteriores, recibiendo, a cambio, el valor de ellos, menos una comisión al banco- por prestar el servicio de cubrir anticipadamente el importe de los documentos recibidos. Las cuentas de orden son el control ideal de este concepto.
Avales otorgados.
No es de uso muy común, por el riesgo que representa, pero en ocasiones la empresa puede intervenir en alguna operación de crédito de un tercero como aval. Si bien con esto no se asume una responsabilidad inmediata es recomendable llevar un control de los avales otorgados para informar a los interesados de los posibles riesgos adquiridos; y una forma de hacerlo es por medio de las cuentas de orden.
Juicios pendientes.
Otro caso que, en ocasiones, se presenta es el de los Juicios en contra. El mantener informados a los accionistas sobre las posibles contingencias en caso de no verse favorecidos con el resultado es el fundamento del control -en cuentas de orden- de este concepto.
Seguros contratados.
El asegurar los activos de una entidad ante diferentes riesgos, tiene como finalidad proteger la inversión en los mismos para asegurar su reposición en caso de algún siniestro. Es importante para el accionista saber que hay un seguro vigente sobre las inversiones y debido a eso es relevante su mención y control en cuentas de orden.
