En la vida personal, siempre que se desea transmitir una idea, un plan, un proyecto, lo primero que se hace es convocar a una reunión. Una reunión donde estén presentes las personas involucradas o que podrían tener interés en lo que se va a comunicar.
Igual sucede en las empresas. Convocar a una junta ya sea para proponer planes, ideas, proyectos o para informar resultados, estrategias o situaciones especiales se encuentra entre las mejores formas de comunicarlo.
El ser el promotor de una junta dentro de la empresa acarrea varias funciones que no pueden dejar de realizarse. Dos aspectos serian los que se tendría que observar para asegurar el éxito de la reunión:
- Aspecto técnico:
- Ambientación. Seleccionar el lugar ideal para la junta. Que tenga amplitud y comodidad para los asistentes.
- Establecimiento de objetivos. Definir el orden del día y los resultados esperados al termino de la junta.
- Administración y control del tiempo. Establecer un reglamento de participaciones para evitar largas intervenciones que carezcan de objetividad.
- Mantenimiento de la discusión centrada en el tema. Intervenir cuando se considere que los comentarios que se hacen no tienen relación con el tema a tratar.
- Utilización de recursos. Tener a la mano la tecnología necesaria para hacer que la reunión sea lo mas visual e informativa posible.
- Resumen de acuerdos y compromisos. Elaborar una minuta donde queden plasmados los acuerdos a los que se llegaron, así como los compromiso contraídos por los participantes.
- Conclusión de la sesión con un sentido de logro y realización. Dar por terminada la reunión cuando se considere que se ha cumplido el objetivo inicial haciendo una conclusión con participación de los asistentes.
- Aspecto humano:
- Mantener un flujo activo de la comunicación. Mantener la fluidez de la reunión con información y participacion activa.
- Escucha activa. Escuchar con atención todos los comentarios de los participantes.
- Motivación a los participantes. Incentivar a los asistentes a una participación activa con comentarios u observaciones oportunas.
- Manejo de conflictos. Intervenir oportunamente cuando se aprecie que algunos asistentes no concuerdan entre sí, invocando el respeto mutuo.
- Paciencia. No perder la calma ni apresurar la reunión, darle la madurez necesaria para que se cumpla el objetivo de la misma.
- Atención. Mantener el interés de los asistentes en el objetivo de la reunión.
- Análisis y síntesis. Hacer un resumen de la reunión con la participacion de los asistentes.
- Sentido del humor. Hacer comentarios que disipen la rigidez de la reunión -cuando se crea pertinente- sin caer en la vulgaridad y sin romper la formalidad de la junta.
