Uno de los principales procedimientos de control interno en una organización y que reviste gran importancia es la conciliación.
Considerado como uno de los elementos básicos para la detección de fraudes, la conciliación podría definirse como el proceso mediante el cual se hace una comparación entre los registros consignados en la contabilidad de “ellos” y los registrados en la de “nosotros”.
Este control se puede aplicar a cuatro rubros del balance general:
- Bancos
- Clientes
- Proveedores
- Filiales
Es importante mencionar que hay que tener presente la naturaleza de las cuentas que se van a conciliar, pues cuando nosotros los tengamos como clientes para ellos seremos proveedores y viceversa; para el caso de los bancos ellos deberán ser tratados como proveedores.
Para simplificar la comprensión del procedimiento llamaremos a la empresa con la que queremos comparar nuestros registros como “ellos” y nosotros seremos “nosotros”.
Antes de iniciar la conciliación es fundamental contar con un estado de cuenta, de la empresa con la que se desee aplicar este procedimiento, el cual deberá ser a una fecha determinada, misma que deberá coincidir con nuestra fecha de corte.
El saldo inicial de este reporte deberá ser el de “nosotros” para llegar al de “ellos”.
Las partidas conciliadas además de coincidir en el importe también deberán de hacerlo en su concepto, esto para evitar considerar movimientos de importe similar pero de origen diferente.
Una vez definidas las partidas efectivamente registradas en ambas contabilidades saldrán a relucir movimientos que no lo están en una u otra y estos se deberán agrupar de la siguiente manera:
- Cargos de “nosotros” no considerados por “ellos”.
- Créditos de “nosotros” no considerados por “ellos”.
- Cargos de “ellos” no considerados por “nosotros”.
- Créditos de “ellos” no considerados por “nosotros”.
Nota: el “entrecomillado” es solo para resaltar, en la vida real bien podrían eliminarse.
El formato bien podría ser el siguiente:
Nombre de la Empresa, S.A.
Conciliación de movimientos al ____ de _______ del 20__
Saldo según los registros de “nosotros” $______________
Menos: Cargos de “nosotros” no considerados por “ellos”.
Mas: Créditos de “nosotros” no considerados por “ellos”.
Menos: Cargos de “ellos” no considerados por “nosotros”.
Mas: Créditos de “ellos” no considerados por “nosotros”.
Saldo según los registros de “ellos” $______________
En cada uno de los conceptos en conciliación se deberá detallar los movimientos que lo integran anotando la fecha, el concepto y el importe en lo individual.
Es importante que una vez identificados y aclarados los movimientos se proceda al registro según corresponda.
Si quieren ver un breve ejemplo lo podran bajar en el siguiente enlace: Conciliaciones
