12 Consejos para ser un Buen Contador

Siempre que se llega a un nuevo trabajo como contador es muy importante tomar las riendas del departamento, y una forma de hacerlo es establecer o definir controles sobre lo mas importante del negocio, estas son mis sugerencias:

1.- Controla los Ingresos y los Egresos

2.- Controla el Activo Fijo

3.- Define Políticas de Control Interno.

4.- Controla los Almacenes.

5.- Mantén una Planeación Fiscal Permanente.

6.- Elabora un presupuesto de Ingresos y Gastos.

7.- Define el calculo de la Nomina.

8.- Define Fechas De cierre Mensual y Anual.

9.- Rodeate de buenos y fieles colaboradores.

10.- Delega funciones.

11.- Capacítate.

12.- Capacita a tus colaboradores.

Amortización de activos diferidos

Los activos diferidos deben ser amortizados en la medida en que se van utilizando, en la media en que se van gastando o consumiendo.

Diferente al caso de la depreciación de activos fijos, la amortización de activos diferidos no está sujeta a la vida útil de x o y concepto, sino que por lo general, se amortizará según se vayan consumiendo o gastando los activos, luego, la amortización se podrá hacer un unos meses o en varios años, según la realidad de cada empresa y de cada costo o gasto.

No obstante, en cuanto a los cargos diferidos, la norma ha considerado algunas pautas a considerar a la hora de amortizar algunos conceptos:

La amortización de los cargos diferidos se hará así:

- Por concepto de organización y preoperativos y programas para computador (Software), en un período no mayor a cinco (5) y a tres (3) años, respectivamente.

- Por concepto de útiles y papelería, se amortizarán en función directa con el consumo.

- Por concepto de mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento, se amortizarán en el período menor entre la vigencia del respectivo contrato (sin tener en cuenta las prórrogas) y su vida útil probable, cuando su costo no es reembolsable.

- Por concepto de descuento en colocación de Bonos Obligatoriamente Convertibles en Acciones (BOCEAS), durante el plazo para la redención o conversión de los títulos.

- Por concepto del Impuesto de Renta Diferido “Débito” por Diferencias Temporales, se amortizarán en el momento mismo que se cumplan los requisitos de Ley y reglamentarios de que tratan las disposiciones fiscales, según la naturaleza de la deducción pertinente o cuando desaparezcan las causas que la originaron para las derivadas de protección de inversiones, bienes recibidos en pago o gastos estimados para atender contingencias; para estos efectos no será deducible la pérdida en enajenación de acciones o cuotas de interés social; su amortización se hará directamente contra la provisión del impuesto de renta corriente en la vigencia fiscal correspondiente.

- Por concepto de publicidad y propaganda se amortizarán durante un período de tiempo igual al establecido para el ejercicio contable.

- Por concepto de impuestos, se amortizarán durante la vigencia fiscal prepagada.

- Por concepto de contribuciones y afiliaciones, se amortizarán durante el período prepagado pertinente.

- Por otros conceptos, se amortizarán durante el período estimado de recuperación de la erogación o de obtención de los beneficios esperados.

Los cargos diferidos no monetarios deberán ajustarse por inflación de acuerdo con las normas legales vigentes.

La amortización de la corrección monetaria diferida registrada hasta la fecha a partir de la cual se empiecen a percibir ingresos se amortizará mensualmente durante el término establecido para el diferido correspondiente. [Decreto 2650 de 1993].

No existe un método único a seguir para amortizar los activos diferidos, de suerte que en algunos casos se podrá utilizar un método de línea recta, en otro un método de saldos decrecientes, o simplemente según se vaya consumiendo el activo diferido.

Por ejemplo, el arrendamiento se amortizará según lo que se pague cada mes. La papelería según lo que se consuma cada mes, por tanto no habrá un patrón definido a seguir, aunque se puede implementar uno.

En la amortización de activos fijos la empresa tiene mucha flexibilidad para elegir periodo de amortización y la forma de calcularla, contrario a lo que sucede en la depreciación de activos fijos.

La amortización que se vaya calculando cada mes, se debe reconocer como un gasto, al tiempo que se disminuye el saldo del activo diferido objeto de amortización.

Diferencia entre sistema de inventarios y métodos de valuación

Una de las confusiones más comunes inclusive en algunos colegas, tiene que ver con referirse de forma indistinta a los sistemas de inventarios y a los métodos de valuación de inventarios.

Un sistema de inventarios es muy diferente a un método de valuación; cada uno tiene sus objetivos que difieren mucho del uno al otro.

El sistema de inventarios tiene como objetivo el control de los mismos, mientras que el método de valuación de inventarios tiene como objetivo el determinar el costo de venta y el de valorar o valuar el inventario final.

Una cosa en controlar las existencias de los inventarios, y otra muy diferente es la determinación del costo de cada unidad vendida del inventario o valorar el inventario final de un periodo.

Solo existen dos sistemas de inventario conocidos: inventario periódico e inventario permanente. En cambio existen múltiples métodos de valuación de inventarios. Peps, Upes, Promedio ponderado, Retail, etc.

Los métodos de valuación de inventarios determinan el costo de venta y el valor del inventario final en el sistema de inventarios permanente, lo que quiere decir que si hablamos de métodos de valuación de inventarios, nos estamos refiriendo necesariamente al sistema de inventarios permanente.

La determinación del costo de venta en el sistema de inventarios periódico no se hace con los métodos de valuación de inventarios, sino mediante el llamado juego de inventarios, que no es otra cosa que tomar el inventario inicial, sumarle las compras y restarle el inventario final.

Como se ve son claras las diferencias entre un concepto y otro.

Que se entiende por Acciones Flotantes

Se le conoce como acciones flotantes, aquellas acciones que se negocian regularmente en las bolsas de valores, y que por consiguiente cambian constantemente de manos. Estas acciones por lo general pertenecen a inversionistas minoritarios cuyo único objetivo es especular con ellas en el mercado de valores.

Cuando una empresa cotiza en Bolsa, no coloca todas sus acciones en venta, sino una parte, por lo general mucho menos del 50%. Esto debido a que los accionistas principales no tienen ninguna intención en perder el control de la sociedad, así que sólo se negocia una pequeña parte de las acciones en bolsa.

También hay inversionistas que aunque no son accionistas mayoritarios, compran sus acciones con la intención de conservarlas por un largo tiempo, luego son acciones que no están disponibles para ser negociadas, y permanecen en manos de un mismo inversionista durante mucho tiempo.

Las acciones que se negocian a diario, las que a diario cambian de mano, son pues las acciones flotantes, y como ya se expuso, en la mayoría de los casos sólo representan pequeños porcentajes de participación, puesto que los verdaderos propietarios de la sociedad y los verdaderos inversionistas, se quedan con la mayoría de las acciones y no pretenden salir de ellas.

Naturaleza y objetivo de los activos diferidos

Los activos diferidos, a pesar de estar clasificados como un activo, no son otra cosa que unos gastos ya pagados pero aún no utilizados, cuyo objetivo es no afectar la información financiera de la empresa en los periodos en los que aun no se han utilizado esos gastos.

Por diferentes circunstancias, la empresa decide comprar o pagar algunos gastos que no utilizará de forma inmediata, sino que los irá utilizando, consumiendo con el transcurso del tiempo, y mientras esto sucede, permanecen en calidad de activos.

Algunos de los gastos que suelen ser pagados de forma anticipada son los arrendamientos, seguros, papelería, etc. [Nuestro plan único de cuentas, dentro de los activos diferidos, hace una distinción entre gastos pagados por anticipado y cargos diferidos, pero en el fondo significan lo mismo].

En la media en que estos activos se vayan utilizando se van llevando al gasto [amortizando], para que la contabilidad refleje la realidad de los hechos.

Y precisamente este es el objetivo de los activos diferidos.

Los gastos aun no utilizados por la empresa deben permanecer en el activo, y una vez ese activo diferido empiece a contribuir en la generación del ingreso, deberá irse reconociendo como gasto, en aplicación de uno de nuestros principios de contabilidad [Principio de asociación], según el cual, el gasto debe asociarse al ingreso al que ha contribuido a generar, o lo que es lo mismo, a cada ingreso se debe asociar su respectivo gastos, en el entendido que no puede haber un ingreso sin haber incurrido en un gasto.

Si los gastos pagados de forma anticipada se llevaran al gasto y no al activo, estaríamos imputando unos gastos que no tienen ninguna relación con el ingreso, puesto que un gasto no utilizado no podrá contribuir de forma alguna a la generación de ingresos.

Supongamos que en enero se ha pagado el arrendamiento por 12 meses. Si en enero se lleva al gasto el arrendamiento de todo el año, los ingresos de febrero a diciembre no estarán relacionados con gasto alguno, y en cambio, los ingresos de enero serán afectados por gastos que corresponden a otros meses, lo cual en nada corresponde a la realidad de la empresa.

No activar los gastos que se han pagado con anticipación, afectaría el resultado del ejercicio en el cual no se ha hecho uso de esos gastos, a la vez que los resultados posteriores carecerán de un gasto en el que efectivamente se ha incurrido, por tanto, la utilidad reflejada resulta sencillamente irreal en los dos casos.

Activos Fijos No Depreciables

Por regla general todos los activos fijos se deprecian, pero existe algunas excepciones, por lo que existen unos pocos activos fijos que no son susceptibles de depreciar.

Recordemos que el objetivo de la depreciación es reconocer en el estado de resultados el desgasto que sufre todo activo como consecuencia de su utilización.

Como la depreciación es el reconocimiento de un gasto producto de la utilización de un activo, cuando este no está en condiciones de ser utilizado, naturalmente que no será depreciado.

En este grupo tenemos los edificios en construcción o la maquinaria y equipo en montaje. Mientras estos activos se estén construyendo o montando, no podrán ser utilizados y por tanto no serán objeto de depreciación. Se depreciarán una vez estén en capacidad de ser utilizados y de generar ingreso, por consiguiente se debe asociar a ese ingreso el gasto que ha contribuido a generarlo.

Otro activo fijo que no se deprecia son los terrenos. Estos, por disposición legal no son objeto de depreciación, aunque en algunos cazos valdría la pena revisar esta postura.

La ley ha partido del supuesto que los terrenos no se desgastan por su uso, puesto que 100 M2 serán siempre 100 M2, pero en casos como los terrenos dedicados a la agricultura sí que se pueden desgastar, aunque igualmente nunca disminuirá su área por la utilización del terreno.

No obstante, un terreno utilizado por la agricultura, al cabo de algunos años su productividad habrá llegado al mínimo, e inclusive hay terrenos que después de un largo uso quedan completamente inservibles. Si bien estos terrenos se pueden rehabilitar mediante cuantiosas inversiones, el proceso de agotamiento continuará irremediablemente, por tanto, debe existir alguna forma de reconocer la perdida de productividad de un terreno.

Igual sucede cuando el terreno se ve afectado por un deslizamiento, como suele suceder en nuestras cordilleras, donde fincas completas simplemente desaparecen, debe entonces en este caso existir un mecanismo que permita reconocer estas situaciones y su impacto en la estructura financiera de la empresa o el comerciante.

El índice Dupont

El índice Dupont o sistema Dupont, es un indicador financiero que nos dice cómo es que la empresa ha alcanzado los resultados financieros.

Para una empresa es fundamental conocer cómo ha llegado a los resultados obtenidos, puesto que ello le permite corregir errores o aprovechar sus puntos fuertes.

El índice o sistema Dupont considera dos elementos que evalúan dos aspectos generadores de riqueza en la empresa: margen de utilidad en ventas y rotación de activos totales.

Al aplicar el índice Dupont nos damos cuentas si la rentabilidad de la empresa está basada en amplio margen de utilidad en ventas, o está basada en una alta rotación de los activos de la empresa, lo que demostraría una alta eficiencia en la gestión de los activos.

Las empresas pueden optar por ganar poco por cada producto vendido y vender muchos, o ganar mucho por cada producto vendido pero vender pocos.

En algunas actividades económicas puede ser conveniente vender más a menor precio y así obtener la rentabilidad esperada, pero en otras no.

Cuando la competencia es fuerte, donde el precio hace la diferente, naturalmente que toca optar por vender a menor precio y aspirar a vender más, a la vez que es necesario mejorar la eficiencia en el uso de los activos, de modo que se hace necesario recurrir a una perfecta combinación de los dos elementos esenciales que analiza el índice Dupont.

El tercer factor que considera el índice Dupont es el apalancamiento financiero, dato importante puesto que allí entra a jugar un papel importante el nivel de endeudamiento de la empresa, lo cual sin duda tiene un costo que afecta la rentabilidad generada por la empresa.

Algunas empresas pueden generar muy buenas utilidades pero son absorbidas por el alto costo que se paga por la financiación de algunos activos, de modo que el apalancamiento financiero es un factor preponderante en la estructura financiera de la empresa.

Tipos de Conocimiento

El conocimiento es la capacidad de actuar, procesar e interpretar información para generar más conocimiento o dar solución a un determinado problema. El conocimiento puede ser interpretado y entendido por seres humanos e incluso por máquinas a través de agentes inteligentes, esto se logra mediante bases de conocimiento o conjuntos de entrenamiento e inferencia lógica.

Lo científicos e investigadores definen de dos maneras el conocimiento: como una representación mental de la realidad y como la información que se puede transmitir de un ente a otro por vías no genéticas. Según estas definiciones y los métodos que se utilicen para construir o generar conocimiento, el conocimiento se divide en:

Conocimiento Científico: Este es un pensamiento dinámico el cual utiliza métodos científicos, investigaciones, experimentación, para aproximarse a la realidad o dar solución a un determinado problema. Este utiliza modelos, métodos, procedimientos e información abstracta con el fin de determinar y explicar porqué suceden las cosas. Todos los resultados que se adquiera del conocimiento científico es fundamentado en la realidad y en las investigaciones.

Conocimiento Artístico: Es aquel que se utiliza para comunicar emociones, pensamientos, sentimientos, además de descubrir la belleza y sencillez de las cosas. El conocimiento artístico no se puede comunicar o transmitir, este es propio del individuo que lo posee y solo puede ser desarrollado por él.

Conocimiento Revelado: Este conocimiento tiene dos formas: el conocimiento revelado por Dios, y el conocimiento revelado por nuestra conciencia. Este viene dado por una representación de fe, en el que cualquier individuo que desea conocer algo, lo conoce de forma oculta o misteriosa. Es más aplicado a la teología o identidades religiosas.

Conocimiento Empírico: Es el conocimiento que se da por casualidad de la vida, es decir, al azar, permitiendo a los seres humanos conducirse en su vida y las diferentes actividades que desarrollan, les permite salir de la rutina. Este conocimiento es propio de las personas sin formación, pero que tienen conocimieto del mundo exterior, lo que les permite actuar y determinar acciones, hechos y respuestas casi por instinto, de aquí que su fuente principal de conocimiento son los sentidos.

El conocimiento se puede generar de varias maneras y aplicar de distintas formas. A partir de esta clasificación se han geneado otros tipos de conocimiento como: el demostrativo, intuitivo, sensible, dinámico, inteligible, y otros, La mayoría de estos están representados en la clasificación presentada. Sea cual sea el conocimiento, el fin es el mismo, y es desarrollar las capacidades de los seres humanos para aportar a la sociedad.