"El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia".
- C. Northcote Parkinson
¿Te
has dado cuenta de que los comités o equipos de gestión tienden a gastar
demasiado tiempo en reuniones sin fin para debatir los temas más banales o
mundanos, mientras que al mismo tiempo, no le dedican el tiempo suficiente en
los temas más importantes o estratégicos?
La
mayoría de nosotros alguna vez hemos dirigido o participado en una reunión en
la que este fenómeno ha asomado su horrible cabeza. La mayoría de las veces la
culpa se la echamos a la falta de planificación y habilidades del líder, o al bajo intelecto de nuestro compañero de
trabajo o ambos. Estamos a punto de
frustrarnos, o simplemente mirando al vacío y esperando a que todo termine
para salir de coma inducido.
Se
ha escrito mucho acerca de cómo evitar perder el tiempo en las reuniones: planificación
de agendas, procesos de facilitación de reuniones y habilidades para involucrar
a los participantes. Sin embargo, en algunas organizaciones persiste un
elementode vital importancia para cualquier líder a tener en cuenta y que
podría tener un impacto dramático en la forma en que su equipo gasta su tiempo
en reuniones: La ley de Parkinson de la trivialidad.
Ley
de Parkinson de la trivialidad (PLOT), también conocido como bikeshedding o cobertizo
para bicicletas, fue conceptuado en 1957 por C. Northcote Parkinson bajo el
argumento de que las organizaciones dan un peso desproporcionado a temas
triviales.
Parkinson
lo demostró al contrastar el montón de tiempo de discusión que empleó un comité
de finanzas de una ciudad para determinar la ventaja de construir un refugio de
bicicletas y la prontitud en que autorizó
la construcción de un reactor atómico.
Algunas
de las razones por las que atribuyó este comportamiento tenían que ver con que
la construcción de la planta de energía nuclear es muy complicada y los miembros
de la comisión eran incapaces de entender los temas relacionados. En otras palabras,
el elemento recibe muy poca discusión debido a que hay dudas que nadie quiere aclarar
por no parecer estúpido por preguntar algo que salta a la vista o los hace
parecer ignorante.
En
cambio, la construcción de un refugio de bicicletas es algo que todos pueden
entender, y los miembros del comité están más que felices de contribuir con
ideas y opiniones que, a veces y por lo general, el tema se atienda largo y
tendido.
Seguramente
a estas alturas usted ya distinguió casos en los que la Ley de Parkinson hizo
acto de presencia en las juntas en su organización:
-
En la de mercadotecnia: 5 minutos a la revisión de la estrategia de marketing
de la marca nueva y 60 minutos sobre cómo llamar a la estrategia.
- En
la de Recursos Humanos: 5 minutos en el estudio para el cuidado de los costos de la salud organizacional de la compañía y 90
minutos a las reglas de un "comité de diversión" para el empleado.
- En
la del comité de compras: 5 minutos en la selección de un sistema de
climatización de un edificio nuevo y 2 semanas para la selección de la obra de
arte para el vestíbulo.
Entonces,
¿hay algo que un líder puede hacer para hacer frente a la ley de Parkinson de
la trivialidad y sus consecuencias negativas?
Aquí
están algunas ideas:
1. Esté
consciente de ello. Ahora que usted sabe de la existencia de esta Ley, debería
ser más fácil de anticipar y lidiar con ella.
2.
Asegúrese de que el resto del equipo / comité esté también consciente de ello.
Comparta este post con su equipo u organización.
3.
Establezca expectativas y límites de tiempo para cada tema del programa y respételos
y hágalos respetar.
4.
Sea claro acerca de cual y cuánta participación se espera y se desea y cual no
es bienvenida.
5.
Cuando el objeto de la reunión integre información compleja, compártala previamente
con los participantes para que puedan prepararse para hablar de ello.
6. Identifique
los temas triviales y asígnelos a pequeños sub-equipos, con la posibilidad de que
su decisión se aplique sin discusión y/o aprobación del equipo completo.
7. Si
usted piensa que el debate ha sido presa de la Ley, hágalo saber de inmediato, cuidando
buscar el consenso y mas si entre los participantes está algún jefe que crea
que el tema es muy importante y que vale la pena dedicarle tiempo.
8. Si
usted es el líder, no haga uso de su autoridad para tomar decisiones en las
cosas triviales y aprovechar su equipo para las decisiones importantes. Sólo
asegúrese de que está claro qué método de toma de decisiones está utilizando
para cada punto del orden del día.
9.
Cuando todo lo demás falla, activar la alarma de incendios en su aplicación de smartphone
y evacuar el edificio.
