Comercialmente hay dos formas de atender el mercado de una organización: por medio de una sucursal o por medio de una agencia; en ambos casos el objetivo es proyectar sus productos en territorios situados a cierta distancia de la oficina central.
La sucursal es una extensión -propiamente dicho- de la organizacion, mientras que una agencia si bien tiene que cumplir con ciertas normas y procedimientos, esto lo hace con cierta independencia de la oficina matriz.
Una agencia -o un agente vendedor independiente- realiza sus actividades con independencia económica, administrativa y fiscal de la oficina matriz. Su función consiste en comercializar los productos de una organizacion con sus propios recursos apegandose a un acuerdo de distribución que deberá cumplir para tener derecho a una exclusividad para su venta.
Contablemente las agencias no están obligadas a llevar un registro similar al que lleva la matriz, pues por lo general sus operaciones se limitan a comercializar el producto, es decir, a solo hacer labores de ventas. Sin embargo, la matriz si debe llevar un control de cada una de las agencias, abriendo tantas cuentas como número de agencias posea.
Ocasionalmente, a manera de apoyo, la agencia podría entregar importes en dinero destinados a la promoción del producto. Igual podría prestar equipo o vehículos que ayuden en la promoción de la venta de los productos. También apoyar con créditos directos para los clientes de la agencia. Sobre todo lo anterior es recomendable llevar un control estricto para el momento en que se vayan a exijir resultados.
Para ello habría necesidad de abrir cuentas para cada uno de estos conceptos.
-Fondo Fijo de la agencia X. Corresponderá a la partida entregada a la agencia a manera de apoyo para solventar gastos inherentes a la distribución del producto ya vendido. Podrá ser -o no- restituida por la matriz por medio de comprobantes, según el acuerdo inicial. Su presentacion en el balance es en el activo circulante, en conjunto con los otros fondos fijos.
-Clientes de la agencia X. Corresponderá a los créditos directos que la matriz otorgará a clientes de la agencia. Se presenta en el balance como activo circulante y como sub-cuenta de la cuenta de clientes.
-Equipo en comodato agencia X. Corresponderá a equipo de ventas o equipo de transporte entregados por la matriz a la agencia para que se agilicen o faciliten las labores de venta o exhibición del producto. Se presenta en el balance como deduores diversos equipo en comodato.
-Gastos de venta agencia X. Corresponderá a las paridas entregadas a la agencia a manera de apoyo en campañas de promoción del producto, incentivos a los vendedores o a la misma agencia o premios por cumplimientos de cuotas u objetivos. Se presenta en resultados como gastos de agencias.
-Mercancías en consignación Agencia X. Corresponderá a las mercancías o productos entregados a la agencia para su venta. Generalmente se les entrega una cantidad de producto especifica para exhibición y promoción. En ocasiones se les entrega un stock, el cual sera revisado mensualmente para facturarles los faltantes que resulten y que corresponderán a las ventas realizadas por la agencia. Se presenta en el activo circulante como sub-cuenta de inventarios.
-Ventas Agencia X. Corresponderá a lo facturado a la agencia por las ventas que esta realice o por los faltantes de las mercancías en el stock en consignacion. Se presenta en resultados como sub-cuenta de la cuenta de ventas.
Por último, entre las características de las agencias están el que estas tienen personalidad jurídica propia y normalmente distribuyen productos de diferentes marcas y fabricantes, además pueden cobrar comisión por las mercancías vendidas o generar su ganancia entre el precio de facturacion de la matriz y el precio de venta a sus clientes.
