En términos generales las posibilidades de cobro de un crédito se pueden conocer desde el momento mismo de su otorgamiento; en la gran mayoría de las ocasiones se observa, que un crédito que se concede sin un estudio adecuado de la solvencia del deudor, se convierte tarde que temprano en una cuenta incobrable para la empresa, razón por la que se consideran fundamentales las actividades a desarrollar para hacer mas eficiente el otorgamiento y recuperación de los créditos a clientes.
En virtud de la importancia que reviste para toda la entidad el poder ejercer en su debida oportunidad los derechos de cobro a cargo de sus clientes, es conveniente que formando parte de la estructura organizativa de la misma, se incluya un área especializada en la función del crédito y cobranzas, la que podría depender jerárquicamente de la gerencia de administración.
Dentro de las actividades que tendría a su cargo podrían estar las siguientes.
-Estudio y aprobación de los pedidos por ventas a crédito
-Custodia de la documentación que ampare los saldos a cargo de clientes.
-Gestión de la cobranza de adeudos de clientes.
-Establecimiento de las políticas de crédito.
-Determinación especifica de líneas de crédito.
Con el propósito de que las actividades de esta área se realicen con la debida eficiencia, seria recomendable que, tomado en cuenta el tamaño de la empresa y sus necesidades, la estructura interna para esta área adoptase en lo posible este modelo:
Jefe de Área. El jefe de área seria el responsable ante la gerencia administrativa, de determinar las políticas y procedimiento de trabajo necesarios para el otorgamiento de los créditos a clientes, así como de la recuperación oportuna de los mismos.
Investigaciones Crediticias. Los investigadores de crédito serán los encargados de determinar la solvencia económica del solicitante.
Auxiliares Administrativos. Los auxiliares administrativos tendrán a su cargo la custodia de la documentación que ampara los derechos de cobro y el control de los movimientos que presenten estos adeudos.
Agentes de Cobranza. Los agentes de cobranza serian los responsables de gestionar la recuperación oportuna de las cuentas por cobrar a los clientes.
