El Código de Comercio establece que las personas que hacen del comercio su ocupación ordinaria, las sociedades mercantiles legalmente constituidas y las sociedades extranjeras o sus agencias o sucursales, que ejerzan dentro del país actos de comercio están obligados a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado que debe cumplir con ciertos requisitos mínimos que el propio ordenamiento establece.
Asimismo se indica que los comprobantes originales de las operaciones que realicen los comerciantes, los libros, registros y documentos del negocio, deben conservarse por un plazo mínimo de diez años.
Por lo que se refiere a actas constitutivas, contratos de asociación en participación, actas que incluyan aumentos o disminuciones de capital, fusión, escisión, constancias de distribución de dividendos o utilidades, información sobre la determinación del valor fiscal de las acciones, así como declaraciones provisionales y del ejercicio, de las contribuciones federales, dicha documentación deberá conservarse por todo el tiempo que subsista la sociedad.
