Aunque bien se puede decir que los mensajes de correo electrónico no tienen el toque personal de una reunión o una llamada telefónica, eso no quiere decir que estos no tengan reglas de etiqueta.
Pero, si bien muchas personas cometen algunos errores evidentes al utilizar el correo electrónico en el trabajo. al final, la última cosa que todos quieren es ser famoso -ante propios y extraños- por sus constantes errores de fondo y forma cuando se trata de usar esta util herramienta de trabajo.
Enseguida se presentan once errores frecuentes en el manejo del correo electrónico que se deben evitar a toda costa:
1. No revisar la conversación completa. A menudo, los correos electrónicos son compartidos entre varias personas. Cuando se está en esta situación hay quienes no revisan todo lo que trata el correo y no hacen las observaciones adecuadas de acuerdo al tema, saltándose -inclusive- el asunto que originó el mismo. Hay que asegurarse de leer todo lo que se ha escrito para evitar salirse del tema principal o de preguntar o decir algo que ya se ha comentado o aclarado.
2. Composición descuidado. Un correo electrónico carente de una adecuada redacción tal vez no sea difícil de leer, pero sí resultaría poco profesional. Tómese el tiempo para corregir y ordenar lo que ha escrito. No tiene por qué ser una prosa brillante, pero debe tener sentido y sonar bien.
3. Ser impaciente. El correo electrónico puede ser un medio rápido de comunicación, pero eso no significa que usted debe esperar una respuesta inmediata. La gente a menudo se desespera y se molesta cuando no les llega un correo electrónico importante. Esos sentimientos a veces puede venir a través de la impaciencia, por lo que asegúrese de estar en sus cinco sentidos mientras espera una respuesta.
4. No saludar apropiadamente. Todos los correos electrónicos necesitan una introducción apropiada o un saludo antes de tratar el tema que origina el mismo. Si bien esto puede no ser necesario en los correos enviados entre amigos, un correo electrónico profesional siempre debe incluir algún tipo de saludo, inclusive hasta un breve "hola" e incluir el nombre del destinatario.
5. El envío prematuro. A veces la gente puede dejarse llevar por la emoción cuando escribe un correo electrónico y lo envían antes de revisarlo y tener la certeza de que cumplirá el objetivo. Esto puede dar lugar a pensamientos incompletos, mala ortografía y omisiones. Asegúrese de detallar todo lo que se quiere antes de pulsar "enviar".
6. Violar la política de correo electrónico. Casi todas las empresas tienen una política para el uso y manejo del correo electrónico. Violar esta política es el error mas recurrente entre los usuarios del mismo y las molestias que esto trae es el síntoma más importante en las encuestas de los empleados.
7. Olvidar poner el "asunto". La línea de "asunto" existe como un medio para organizar su bandeja de entrada. Por lo tanto, los correos electrónicos con esta linea en blanco a menudo son omitidos, eliminados o no reciben la atención adecuada ya que el remitente, obviamente, no se preocupó en llenar este concepto.
8. Los correos electrónicos enojado. Nunca envié un correo electrónico cuando esté enojado. El viejo adagio de escribir una carta cuando se esté enojado y luego meterla en el ultimo cajon de se escritorio todavía se puede aplicar, pero desde que nacieron los correos electrónicos y su facilidad para enviarlos, imprudentemente puede enviar su diatriba por error.
9. Desvío inadecuado. Algunos correos electrónicos tienen el propósito de mantenerse solo entre ciertas personas. El reenvío inadecuado de un correo que no debe ser visto por cualquier otra persona es una gran manera de crear un montón de problemas y romper la confianza de un compañero de trabajo.
10. Bombardear con correos electrónicos. El envío de una avalancha de mensajes de correo electrónico no es profesional. Utilizar el correo electrónico para darle seguimiento a un mensaje no quiere decir que sobre el mismo se van a escribir un montón de comentarios en varios correos. Si es necesario hagalo al dia siguiente, no en la hora siguiente.
11. Pulsar 'Responder a todos' por error. Asegúrese de mantener sus respuestas centrado. No le pegue a "responder a todos" si va a enviar una respuesta a una persona en particular. Muchos premios al mas torpe se lo han ganado personas que pulsan por error esta opción.
