En una de sus varias acepciones, se dice que una junta es la reunión de varias personas para discutir algún asunto.
El reunirse para presentar -o discutir- proyectos, ideas, discrepancias o afinidades es una practica muy común entre gente civilizada.
Siempre se ha comentado que dos cabezas piensan mas que una , así que ya se imaginaran lo que pasa cuando son varias las cabezas que se juntan.
El tener una junta suele resultar irrelevante cuando el punto a tratar es por demás obvio, no se puede tener una reunión cuando el tema es redundante, es decir, todos están de acuerdo y lo entienden a la perfección, el detalle se presenta cuando se está ante una situación en discordia y con un fondo incierto o nada claro.
Para llevar a cabo una junta es necesario estar preparado para conseguir el objetivo deseado y para ello es importante considerar los siguientes tips fundamentales para llevar a buen termino la reunión:
Antes de invitar o convocar a una junta:
-Preguntese si es necesaria la junta.
-Defina con claridad el propósito de la junta.
-¿Existen otros medios para lograrlo?
-Determine los asistentes a convocar.
-Seleccione el la hora, el día y el lugar apropiado para la junta.
-Programe, por prioridad, los puntos a tratar.
-Distribuya anticipadamente la agenda.
Durante la reunión:
-Inicie a la hora indicada.
-Asigne control de tiempo y registro de minuta
-Apeguese a la agenda.
-Discuta un solo tema hasta agotarlo.
-Asegure la participacion productiva de los asistentes.
-Verifique el logro del propósito de la junta.
-Repita cada conclusión.
-Verifique la aceptacion de las asignaciones.
-Termine a tiempo
-Agradezca la participacion.
Después de la junta:
-Compare minuta contra agenda.
-Envíe la minuta de la junta a los participantes y personal involucrado.
-De seguimiento a los acuerdos.
