Siempre que se presenta esta situación, lo que se desea es que la información, para cumplir con este requisito, sea la correcta y que la autoridad la acepte sin problema alguno.
Para ello y con el fin de evitar momentos desagradables, y en ocasiones frustrantes, tenemos las siguientes recomendaciones que facilitarán, al personal encargado, la recepción, cotejo e integración de los documentos correspondientes para darle celeridad al trámite solicitado.
a) Lleve las copias en el orden solicitado por la autoridad.
b) Separa de su contabilidad la documentación original, para que se realice el cotejo. Antes deberá sacarle las copias correspondientes para sustituir los originales en la contabilidad anotándole la leyenda del porqué se sustrajo el original y la fecha en que se realizó la sustitución.
c) Verifique que cada documento anexo sea el que la autoridad esta solicitando.
d) Elabore -en original y copia- una relación de toda la documentación a entregar cuidando el orden que la autoridad solicita.
e) Ordene los documentos de acuerdo a la relación anterior.
f) Colóquelos en un sobre o folder para su adecuado traslado y entrega.
Nota importante: Los originales presentados solo seran para cotejo, cerciórese de no entregarlos, por error, junto con las copias.
