Los inventarios, esa parte fundamental de la empresa, sin los cuales la operación de la misma seria imposible, tienen la peculiaridad de que se pueden controlar por medio de dos sistemas y así mismo se pueden valuar de acuerdo a cuatro métodos existentes teniendo, para esto, como condición que tanto el sistema de control como el método de valuación seleccionado no deberán ser cambiados al antojo del usuario, pues de ser así implicaría hacer la observación en los estados financieros y determinar las variaciones resultantes originadas por el cambio realizado.
Los Sistemas de Control de Inventario son dos:
Inventario Periódico.
La base del sistema de inventario periódico es el conteo físico de las mercancías disponibles al final del periodo y del ejercicio.
Para aplicar este sistema es necesario hacer lo que se llama la toma de inventario físico, el cual, es muy laborioso y en ocasiones hasta costoso pero, bien aplicado, permite determinar mermas, obsolescencia o faltantes de inventario oportunamente además de que para la realización de los conteos seria necesario mantener muy bien organizado el almacén.
De este modo, el sistema de inventario periódico se ajusta a la preparación de estados financieros de cualquier período, sea mensual, bimestral, trimestral, semestral o de cierre de ejercicio.
Por lo tanto, el haber definido como sistema de control de inventarios el Periódico y solo hacerlo al final del ejercicio seria un desperdicio, dadas las ventajas de su correcta aplicación.
Sistema de Inventario Permanente.
También conocido como Inventario Perpetuo, este sistema contrasta considerablemente con el sistema de inventario periódico.
Bajo el sistema de inventario permanente, la cuenta de inventario se mantiene continuamente actualizada, de allí el nombre con el que se le conoce. Bajo este sistema también se mantiene una cuenta de mayor para mostrar el costo de la mercancía vendida durante el periodo. La cuenta Inventario se carga por cualquier compra de mercancía y se acredita por la salida correspondiente.
Cuando se vende mercancía se hacen dos asientos: El primero por la venta; Cargo a bancos o cuentas por cobrar, crédito a Ventas. Y el segundo por la salida del inventario; Cargo a la cuenta Costo de Ventas, crédito a inventario.
El sistema de inventario permanente ha sido utilizado tradicionalmente por empresas que venden artículos de valor unitario alto, como automóviles, computadoras o muebles, estas empresas realizan relativamente pocas transacciones de ventas en el día, por lo tanto, el registro del costo de cada venta es un asunto sencillo.
En una empresa que vende grandes cantidades de mercancía a bajo costo, el registro de cada transacción de venta no es factible sin un sistema computarizado. Por tanto, las empresas como almacenes de víveres, almacenes por departamentos y la mayoría de comerciantes pequeños han usado tradicionalmente el sistema de inventario periódico. Sin embargo, actualmente los terminales de computadora en el punto de venta hacen posible para la casi totalidad de negocios comerciales mantener un sistema de inventario permanente.
